Lag en uforglemmelig presentasjon

Målrettet budskap, lite tekst og gode bilder.

Der har du grunnoppskriften på en bedre presentasjon.

Vi har opplevd det alle sammen: endeløse presentasjoner med punktlister, tabeller eller store tekstmengder. Eller en foredragsholder som bruker PowerPoint som huskelapp og sier mer eller mindre det samme som står på skjermen. Ikke bare er det gørr kjedelig å være tilhører til sånne presentasjoner, men sjansene er gode for at foredraget går i glemmeboken også. Det er rett og slett dårlig kommunikasjon.

Tenk bilder

Hvis du skal lage en presentasjon som blir husket, må du tenke på PowerPoint (eller et annet presentasjonsverktøy) som et bildemedium. Du bør ha så lite tekst som mulig på lysbildene, og heller bruke bilder, illustrasjoner animasjoner eller film. Den amerikanske markedsføringsguruen Seth Goldin mener et enkelt lysbilde aldri bør inneholde mer enn seks ord. Selv om det kanskje er i strengeste laget, er det et godt prinsipp å ha i bakhodet. Grunnen er at lysbildet ikke skal konkurrere med det du sier, men heller forsterke og understreke budskapet.

Mer retorikk takk!

Når du holder en presentasjon er det gjerne for å «selge» noe — enten et produkt, en idé eller et synspunkt. Og når du skal overtale eller overbevise noen, er det en god idé å lene deg på retorikkens tre virkemidler: logos (sakens fakta), ethos (talerens troverdighet) og pathos (tilhørerens følelser). Eller sagt på en annen måte: for et overbevisende budskap trenger du å ha med både fakta, forklaringer og følelser. Det er gode grunner til at denne flere tusen år gamle modellen fremdeles fungerer. Hjernen vår er nemlig konstruert slik at den trenger flere typer stimuli.

Hjernens to deler

Som kjent er hjernen delt i to, som en stor valnøtt. Veldig forenklet kan vi si at den venstre hjernehalvdelen er litt mer mer analytisk eller logisk, mens den høyre er mer helhetlig og visuell. Språkfunksjonen er også lokalisert i venstre hjernehalvdel. Det er (heldigvis) en solid forbindelse (corpus callosum) mellom de to hjernehalvdelene, noe som gjør at hjernen kan sette sammen inntrykk fra begge hjernehalvdeler til en helhet. Hvis du greier å snakke til begge hjernehalvdeler samtidig er sjansene større for at du når fram med budskapet, og at det blir husket. De visuelle og verbale virkemidlene forsterker hverandre i en god presentasjon. Har du derimot en presentasjon med mye tekst, samtidig som du snakker, jobber den venstre hjernehalvdelen overtid. Tilhøreren prøver å få med seg hva som blir sagt, samtidig som han eller hun prøver å lese det som står på skjermen. Den fungerer dårlig.

Snakk til hjertet og hodet

Aristoteles hadde neppe kunnskap om de to hjernehalvdelenes funksjoner, men han visste meget godt at hvis du skal overtale eller overbevise noen, må du snakke til både hode og hjerte, intellekt og følelser. Dette er også grunnleggende i moderne kommunikasjonsteori, og godt belagt i sosialpsykologisk forskning. Skal ren faktainformasjon fungere, må mottakeren allerede være både engasjert og motivert for budskapet ditt. De fleste som står foran en tilhørerskare har nok en mer utfordrende oppgave. De skal nettopp overbevise noen som kanskje ikke er interessert, ikke har kunnskap eller er kritiske.

Oppbygging

Følger vi retorikkens prinsipper (og det er lurt) bør en presentasjon også ha en riktig oppbygging, med innledning (exordium), saksfremstilling (narrativ), argumentasjon (argumentatio) og oppsummering (peroratio). Tanken er at tilhøreren skal overbevises ved å bli ledet gjennom et resonnement. Denne modellen er ganske lik “fisken” som mange kjenner fra skolen: Historien din må ha et hode, en kropp og en hale.

Fremføring

Som foredragsholder, er du også en del av den ikke-verbale kommunikasjonen. Noen foredragsholdere gjør maksimalt ut av det og bruker oppsiktsvekkende klær, frisyrer eller props på scenen. I mange tilfeller står de da i veien for sitt eget budskap. Det klokeste er trolig å velge ganske nøytrale klær, og ikke hoppe og sprette for mye rundt på scenen. Tenk på Apple-grunnlegger Steve Jobs i sort pologenser og jeans, med tydelige budskap og sterke, visuelle presentasjoner.

Øvelse, øvelse, øvelse

En god presentasjon krever planlegging og øvelse. En god huskeregel er å bruke en tredjedel av tiden på innsamling av informasjon, en tredjedel på selve innholdet og en tredjedel på å øve på presentasjonen. Men først av alt må du vite hvem du snakker til og hva du ønsker å si. Det hjelper ikke hvor god presentasjonen eller fremføringen din er hvis du ikke har de rette tilhørerne.

Bedre uten?

Det er ikke sånn at du må ha en PowerPoint-presentasjon for å holde et foredrag. Hvis ikke du kan lage en god nok presentasjon er det kanskje like greit å la det være — eller be noen om hjelp. Er du en god foredragsholder kan du også holde et foredrag uten visuelle hjelpemidler — det er det tusenårige tradisjoner for.

Bruk malen!

De fleste som holder foredrag representerer gjerne en organisasjon eller en virksomhet. Det betyr også at presentasjonen bidrar til å bygge eller svekke virksomhetens omdømme. Det er ikke sånn at en dårlig presentasjon er en katastrofe for en virksomhet, men skjer det for ofte blir det etterlatte inntrykket litt lurvete. De fleste virksomheter har ferdige PowerPointmaler som kan gi et profesjonelt inntrykk, men det hjelper deg bare et stykke på vei. Du må fremdeles ha et gjennomtenkt forhold til budskap, målgrupper og bruk av visuelle hjelpemidler.

Noen har sagt at “en dårlig presentasjon er som et slapt håndtrykk”. Det vil du vel ikke være bekjent av?

Artikkelen ble først publisert i Medium, og kan leses også her